کارمندان نمونه علاوه بر اینکه دارای سابقه و تجربه کاری درخشان هستند، مجموعه ای از مهارت ها را نیز دارا هستند. آشنایی با این مهارت ها شما را در استخدام نیروی کار کارآمد، کمک خواهد کرد پس با ما همراه باشید تا به این مهارت ها بیشتر بپردازیم.
بسیاری از کارمندان برخلاف مدارک و رزومه پر بارشان، در کار عملی لنگ می زنند چراکه آن کارمندان فاقد مهارت های مورد نیاز هستند. بیایید با ویژگی ها و مهارت های کارمندان موفق بیشتر آشنا شویم.
1) باهوش: هر فرد موفقی مسلما از هوشمندی برخوردار است. از این رو یک کارمند نیز زمانی موفق و کارآمد خواهد بود که از هوش خوبی برخوردار باشد. بنابراین برای اداره امور شرکت خود به دنبال افراد هوشمند باشید.
2) توانمند در برقراری ارتباط کلامی: یک کارمند موفق قادر است با مشتریان، همکاران و سایرین به راحتی ارتباط برقرار کند. در واقع توان برقراری ارتباط کلامی از پر اهمیت ترین مهارت هایی است که یک کارمند باید دارا باشد. او باید بتوانند به بهترین نحو به گفته های مخاطب خود گوش دهد و آن ها را مورد تحلیل قرار دهد و در نهایت خدمات یا محصولات شرکت را به خوبی به او عرضه کند.
3) قادر به انجام کار گروهی: یک کارمند خوب به بهترین نحو با همکاران خود مشارکت و همکاری می کند و به منظور پیشرفت سریع تر کار، عقاید و نظراتش را با سایرین به اشتراک می گذارد.
4) دارای هوش تجاری: کارمندان باید در شرایط پیچیده عملکردی رضایت بخش داشته باشند و قادر به نوآوری باشند که نشانگر هوش تجاری آن هاست. کارمندان باید بر فضای کسب و کار خود به خوبی واقف باشند و به کارشان اهمیت دهند.
5) قادر به تجزیه، تحلیل و بررسی: کارکنان شرکت باید بتوانند به خوبی شرایط پیچیده و دشوار شرکت را تحلیل کرده و حتی آن را به فرصت تبدیل کنند نه اینکه در این مواقع وحشت زده یا بی تفاوت باشند.
6) باانگیزه: کارمندان پرانگیزه ابتدا سراغ امور مهم می روند و به سازمان یا شرکت خود پایبند می باشند و نیازی به کنترل مداوم از طریق مدیران ندارند.
7) راه انداز امور: نیروهای یک شرکت باید همواره به فکر حل مشکلات و پیشبرد اهداف آن شرکت باشند و جهت انجام امور نهایت تلاش خود را بکنند.
8) قادر به برنامه ریزی و سازماندهی: لازم است کارمندان برای انجام کلیه کارهای روزانه اش برنامه¬ریزی مشخصی داشته باشند تا بتواند وظایفشان را درست و سر وقت انجام دهند و در راستای اهداف پیش بروند.
9) انعطاف پذیر باشد: کارمند خوب می داند که چطور خود را با شرایط و تغییرات جدید سازگار کند. او ارتباط موثری با سایر همکارانش دارد و همواره تمایل دارد به آن ها کمک کند.
10) مشتاق یادگیری: کارمندی موفق است که همواره سعی در آموزش مهارت های جدید و در نتیجه ترقی در کار خود دارد.
11) قادر به مدیریت: هر یک از کارمندان باید مهار ¬های مدیریت و رهبری سایرین را بیاموزند تا بتوانند در صورت لزوم این مهارت ها را بکار گیرند و به دیگران نیز کمک کنند.
12) توانا در مدیریت زمان: یک کارمند موفق می داند که چطور برای کارهایش برنامه ریزی کند تا بتواند آن ها را سر وقت به اتمام برساند. او به خوبی قادر است تشخیص دهد که چه موقع باید بیشتر کار کند و چه موقع باید به استراحت بپردازد.
استخدام کارمندان خوب و وظیفه شناس از مهمترین عوامل موفقیت یک شرکت یا سازمان می باشد. چراکه استخدام کارمندان مناسب موجب افزایش روحیه و انگیزه سایر کارمندان و در نتیجه پیشرفت بهتر کار می شود. مطلب حاضر سعی دارد کارفرمایان را برای استخدام کارمندان بهتر، راهنمایی کند.
1) قبل از شروع فرایند استخدام شرحی از شغل مورد نظر را بنویسید: باید قبل از شروع به استخدام افراد، شرحی از شغل مورد نظر، وظایف کارمندان، پیامد های مورد نظر و ابزارهای لازم را بنویسید. اینکار شما را در به کارگیری بهترین استراتژی برای استخدام کارمندان، کمک می کند.
2) استراتژی استخدامی خود را طرح ریزی کنید: پس از نوشتن شرح شغل، لازم است گروه مسئول استخدام را از استراتژی استخدامی خود مطلع کنید و ترتیبی برای ملاقات مدیر استخدامی و گروهش با متقاضیان آن شغل، اثر دهید.
3) از چک لیست ها در فرایند استخدام استفاده کنید: با استفاده از چک لیست ها، فرایند استخدامی شما نظام مند تر میشود.
¬
4) بدنبال جذب بهترین نیروها باشید: همواره سعی کنید با متخصصانی که توان همکاری با شما را دارند، در ارتباط باشید. با انجام این کار هر زمانی که نیازمند نیروی جدیدی هستید، لیست بلند بالایی از متخصصان مربوطه را در اختیار خواهید داشت و می توانید بهترین افراد را استخدام کنید.
5) رزومه و مدارک افراد را بدقت بررسی کنید: بررسی دقیق رزومه، مدارک و معرفی نامه متقاضیان، موجب می شود راحت تر بتوانید کارمندان توانا و قابل مورد نظر خود را بیابید.
6) قبل از مصاحبه حضوری یک مصاحبه تلفنی با متقاضیان داشته باشید: اگر در نگاه اول رزومه فردی نظرتان را جلب کرد بهتر است قبل از آنکه با او به طور حضوری مصاحبه داشته باشید، یک مصاحبه تلفنی بر قرار کنید. با این کار بدون اینکه وقت زیادی از متقاضی بگیرید می توانید بفهمید که آیا شخصیت، خصوصیات و میزان حقوق مد نظر متقاضی، با معیار های سازمان مطابقت دارد یا خیر. چنانچه به نظر رسید متقاضی ویژگی های مد نظر را دارد می توان از او برای مصاحبه حضوری دعوت به عمل آورد.
7) سوالات مصاحبه باید دقیق باشد: مصاحبه شغلی و سوالاتی که طی آن از متقاضی پرسیده می شود در استخدام افراد بسیار تعیین کننده و موثر است. بنابراین سوالاتی بپرسید که کارمندان بهتر را از افراد عادی تفکیک کنند.
8) سوابق شغلی متقاضیان را بررسی کنید: مدیر استخدامی شما باید از صحت اطلاعات درج شده در رزومه متقاضی اطمینان حاصل کند و مطمئن شود که او مهارت و توانایی های لازم جهت انجام شغل مد نظر را دارا است. همچنین مهم است که عدم سوء پیشینه متقاضی هم بررسی گردد.
9) انتخاب خود را زیر سوال ببرید: احتمال دارد پس از مصاحبه شغلی افرادی را انتخاب کنید که به هر نحوی شباهت بیشتری به خودتان دارند. در این صورت ببینید که آیا سازمان¬تان به شخص دیگری با توانمندی های شما نیاز دارد یا خیر. اگر پاسخ تان منفی است از انتخاب خود صرف نظر کنید.
کارمندان اداری بسته به نوع فعالیت شرکت یا سازمانی که در آن مشغول به کار اند، ممکن است وظایف متفاوتی داشته باشند. اما در یک شرکت یا سازمان اغلب وظیفه جواب دهی به تلفن، تایپ اسناد و نامه ها، دفترداری، بایگانی اسناد و مدارک، کار با دستگاه های اداری و.، به آن ها محول می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در مقاله حاظر با ما همراه شوید.
فرصت¬های شغلی کارمند اداری:
یک کارمند اداری می تواند در هر سازمان یا شرکت دولتی یا خصوصی مشغول به کار شود. در هر شرکت یا سازمانی، تعیین وظایف کارمندان اداری بر عهده مدیران هر بخش می باشد. یکی از عوامل مهم در استخدام یک کارمند اداری این است که او بتواند در ساعات کاری مشخص شده طبق قوانین وزارت کار (پاره وقت یا تمام وقت)، در مرکز حضور داشته باشد.
وظایف کارمند اداری:
وظایف کلی یک کارمند اداری شامل موارد زیر می شود.
1) جوابدهی به تلفن ها و پیغام ها و اتصال تلفن به بخش مربوطه
2) گرد آوری، کپی، دسته بندی و بایگانی اسناد و مدارک مرتبط با امور اداری یک بخش
3) کامل کردن قراردادهای کاری، چک ها، فاکتور ها، و صورت حساب ها و در صورت لزوم ارسال این موارد
4) دریافت، پاسخگویی و ارسال نامه های لازم از طریق سیستم اتوماسیون اداری
5) رسیدگی به امور اداری بخش های مختلف یک سازمان
6) حفظ ارتباط با سایر کارمندان، مراجعین و دیگر افراد و پاسخ دهی به سوالات احتمالی آن ها
مهارت هایی که یک کارمند اداری باید دارا باشد و دوره های آموزشی که باید گذارنده باشد:
برای استخدام شدن به عنوان کارمند اداری نیازی به تحصیل در رشته خاصی نیست بلکه افراد دارای مدرک کاردانی یا کارشناسی هر رشته ای، می توانند در این شغل مشغول به کار شوند اما یک کارمند اداری لازم است دوره های آموزشی نرم افزارهای اداری و ICDL را گذرانده باشد. و با موارد زیر به طور کامل آشنا باشد:
• اصول و قوانین اداری
• اصول گزارش نویسی
• آشنایی با اینترنت
• اصول نامه نگاری اداری
• بایگانی
• برقراری ارتباط موثر با دیگران
• نرم افزار آفیس
شخصیت مناسب برای شغل کارمند اداری
افراد منضبط و دقیق و دارای سرعت عمل بالا که به دنبال کار غیرتخصصی هستند، برای این شغل بسیار مناسبند. همانطور که قبلا ذکر شد یک کارمند اداری باید قادر به نوشتن گزارشات و نامه های اداری و ارسال آن ها باشد و همچنین بتواند کارهای خود را در زمان معین انجام دهد.
درباره این سایت